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Beispiel für einen Key Performance Indicator (KPI)

May 25, 2020 4 min read

KPI steht für Key Performance Indicator. Das bedeutet soviel wie die wesentlichen Leistungsanzeigen. In einem Unternehmen gibt es hunderte, ja wahrscheinlich tausende Prozesse.

Ganz verschiedene Wege, wie gewisse Aufgaben erledigt werden. Das wurde irgendwann mal festgelegt. Oft hört man, dass gewisse Prozesse „historisch gewachsen“ seien. Oder auf deutsch: „Das hat man schon immer so gemacht.“

Die Vermutung liegt nahe, dass bei letzterer Aussage nicht ständig überprüft wird, wie Prozesse funktionieren. Das sollte man aber tun, da letzten Endes ja das Ergebnis zählt. Ergebnis heißt also vorgegebene Ziele. Ob man diese erreicht, kann man nur prüfen, wenn man sie vorher genau festlegt. Das sind dann die Key Performance Indicators.

Im hektischen Alltag und bei vielen Projekten kann man leicht aus den Augen verlieren, was wirklich wichtig ist. KPI's erlauben es, sich immer wieder daran zu erinnern, welche Punkte der alltäglichen Arbeit wichtig sind, und diese dann auch zu messen.

Verständliche Leistungsindikatoren

KPI's sollten sehr genau festgelegt werden. Je genauer das geschieht, desto besser kann man einzelne Leistungen messen und gegebenenfalls Prozesse und Umsetzungen optimieren.

Es ist auch wichtig, dass man für jeden Bereich eines Unternehmens, ja in der Regel auch für jeden Mitarbeiter verschiedene KPI's festlegt. Hier bringt es nicht, ein Maß an alle anzusetzen. Jeder Prozess, jeder Mitarbeiter, jedes Glied der Kette hat eine Funktion.

Das Ziel der KPI ist es, zu überprüfen, ob diese Funktion zu dem Ergebnis führt, das man gerne hätte. Im Bereich Marketing hat man andere KPI's als im Vertrieb. Der Sachbearbeiter hat andere Anforderungen und somit KPI's als das Management. Dann ist es natürlich auch abhängig davon, in welcher Branche eine Firma X aktiv ist.

Wenn man im Bereich der Industrie KPI's festlegt, gibt es sicherlich Kennzahlen, wieviele Einheiten an einem Tag produziert werden. Das kann für das ganze Unternehmen gelten.

Dann gibt es aber sicher auch andere KPI's für die verschiedenen Bereiche.

  • Eine Abteilung muss eine bestimmte Anzahl an Einzelteilen produzieren.
  • Der Mitarbeiter in der Abteilung sollte in seiner Schicht X Teile herstellen.
  • Eine PR-Abteilung versucht, das eigene Unternehmen in der Presse abgebildet zu sehen und positive Berichte zu erzeugen. Sie könnte das Ziel haben, dass es eine bestimmte Anzahl an Publikationen im Jahr gibt, die über sie schreiben.
  • Die Marketingabteilung macht Werbung im Internet und hat die KPI, dass für jeden ausgegebenen Euro wieder fünft Euro an Umsatz gemacht werden sollen. Von hundert Menschen, die auf die Webseite kommen, sollen mindestens vier etwas kaufen.
  • Der Vertrieb definiert, dass er im neuen Jahr mindestens fünfzig Neukunden möchte. Davon sollen zwanzig Prozent mindestens 100.000 Euro Umsatz bringen.
  • Die Personalabteilung hat das Ziel, die Gehälter im neuen Jahr um zehn Prozent zu reduzieren. Außerdem sollen fünf neue Mitarbeiter eingestellt werden.
  • Im Einzelhandel kann ein KPI sein, dass die Verräumung morgens in die Regale in einer gewissen Zeit erledigt wird. Auch wäre definierbar, dass das Warten an der Kasse immer nur maximal zehn Minuten dauern darf. Auch der Umsatz pro definiertem Zeitraum für das ganze Geschäft, für ein Regal oder ein Produkt kann so gemessen werden.

Vorteile von KPI's

Jeder Mitarbeiter kostet Geld. Ziel ist natürlich, dass ein Mitarbeiter dann auch mit seiner Leistung eine gewisse Summe für das Unternehmen erwirtschaftet.

Um das zu messen, helfen KPI's. Bei Jahresgesprächen mit dem Vorgesetzten werden diese dann oft zur Hand genommen und die Leistung des Mitarbeiters analysiert. Ohne diese KPI's wäre es schwer, ein ganzes Jahr im Überblick zu haben und zu entscheiden, wie gut der Mitarbeiter gearbeitet hat.

Wichtig ist es, nicht zu viele KPI's zu definiere. Das K steht für Key, als Schlüssel. Es ist eine Herausforderung, die wesentlichen Aufgaben und Ziele eines einzelnen Mitarbeiters oder einer Abteilung zu erfassen. Allerdings kann nicht immer alles ganz eindeutig in Kennzahlen gemessen werden.

Beispiel-Diagramm für den Key Performance IndicatorQuelle:https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-658-23067-8_5

Schwachstellen von KPI's

Ein neuer Mitarbeiter sieht viele neue Menschen und Prozesse vor sich und ist womöglich erstmal überfordert.

Man kommt immer mehr in die Arbeit rein, und irgendwann ist alles selbstverständlich. Man kennt genau seine Aufgaben, weiß, was der Andere macht, und fokussiert sich auf das, was verlangt wird.

Hier liegt die Gefahr der KPI's. Wenn man nur dem nachgeht, was als KPI definiert ist (weil man ja auch danach gemessen wird), besteht ein Risiko, dass man nicht mehr nach links oder rechts blickt. Für ein Unternehmen ist es aber entscheidend, Mitarbeiter zu haben, die auch nach den Seiten schauen und das größere Ganze im Blick haben.

Eine Schwachstelle wäre es auch, wenn das Nichterreichen einer KPI keine Konsequenzen hat. Wenn man wiederum die Konsequenz durchzieht, kann es auch sein, dass sich Mitarbeiter überwacht fühlen.

Wenn nur die KPI zählt und man den Fortschritt zum Erreichen dieser in Dashboards jederzeit einsehen kann, weiß jeder, wo jeder Mitarbeiter steht. Aber möglicherweise kommt es gar nicht zu diesem Dilemma.

Viele Faktoren können nur schwer in Zahlen gemessen werden. Natürlich kann man vieles durch Umfragen ans Tageslicht bringen, aber gewisse Situationen oder die Zufriedenheit von Mitarbeitern ist schwer zu quantifizieren.

Zusammenfassung

KPIs helfen, die Prozesse in einem Unternehmen zu überprüfen und zu überwachen. Als Ergebnis steht nachher, ob der Status Quo erfolgreich und der richtige Weg ist, oder man Optimierungsbedarf hat.

Das kann sein, dass gewisse Dinger schneller oder effizienter, zu einer höheren Kundenzufriedenheit oder mit einem besseren Ergebnis gemacht werden. Es ist ganz entscheidend, dass jedes Unternehmen für sich herausfindet, was gemessen werden soll und kann.

Einmal die KPI's für Unternehmen X definiert heißt auch nicht, dass diese für immer so bleiben sollen. Märkte, Menschen, Chancen und Risiken ändern sich. Deshalb müssen sich auch die wichtigsten Kennzahlen mitentwickeln.

Wendy
Written by Wendy

Wendy is a data-oriented marketing geek who loves to read detective fiction or try new baking recipes. She writes articles on the latest industry updates or trends.

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