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Was ist ein Management Reporting?

Jun 17, 2020 6 min read

Ein Management Reporting ist ein formelles Dokument im Unternehmensbereich. Es zeigt die Gewinn- und Verlustrechnungen eines Unternehmens auf. Die üblichen Zeiträume sind Monatszeiträume, zwischen einem und vier Monate.

Entscheidungsträger wie Geschäftsführer oder das gesamte Management nutzen Management Reporting, um einen Überblick über das Unternehmen zu haben. So können bestimmen, wo eingespart werden kann, auf welche Themenfelder man sich konzentrieren muss und welche Prozesse in einem Unternehmen geändert werden müssen.

In Management Reporting werden Gewinne und Verluste aufgegliedert. Dies geschieht in der Regel in verschiedenen Kategorien. Beispiele hierfür sind das Clustern nach Abteilungen, nach Geschäftsregionen, nach Services, Produkten oder Kunden. Die Daten für einen Management Reporting bekommen mittlere Manager aus BI Tools und Business Intelligence Systemen, die Daten strukturieren und so Rückschlüsse zulassen. Management Reporting sind für die meisten Unternehmen einfach sehr hilfreich und werden aus diesem Grund angefertigt. So lässt sich die Performance des Unternehmens optimieren und ein effizienteres Arbeiten ist möglich. Es gibt aber auch öffentliche Organisationen, die gesetzlich verpflichtet sind, ein Management Reporting anzufertigen.

Das Gleiche wie Financial Reporting?

Viele verwechseln das Management Reporting mit dem Financial Reporting. Das Financial Reporting ist compliance-orientiert und hat Verwendung im externen Bereich. Es umfasst Standardberichte, die die Unternehmen monatlich anfertigen: Gewinn- und Verlust-Rechnung, Bilanz, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Kapitalflussrechnung. Diese Berichte sind für Unternehmen verpflichtend. Banken oder Investoren nutzen Reportings zum Gewähren von Darlehen und Krediten. Diese Reportings zeigen die finanzielle Lage eines Unternehmens zu einem im Report angezeigten Zeitpunkt. So bekommt man einen Überblick über die Performance des Unternehmens. Es ist ein Reporting, das in die Vergangenheit gerichtet ist und nicht vorausschauend ist.

Management Reporting hingegen erlaubt nicht nur einen Überblick und eine Vogelperspektive dahingehend, wie es einem Unternehmen geht. Mit diesem Dokument kann man tiefer in die Finanzsituation eines Unternehmens blicken, z.B. Gewinn und Verlust nach Klassen - Abteilung, Team, Job und Auslastungsrate. Die Management-Buchhaltung nicht verpflichtend. Im Gegensatz zum Financial Reporting ist es auch nur für den internen Gebrauch bestimmt. Ein Unternehmen muss sich, anders als beim Financial Reporting, bei der Erstellung dieses Management Dokuments nicht an die GAAP-Richtlinien halten.

Tiefer eintauchen statt Gesamtbewertung

Statt einer Gesamtbewertung des Unternehmens konzentriert sich die Management-Berichterstattung auf die einzelnen Unterkategorien eines Unternehmens. Dadurch kann man viel tiefer in Details einsteigen und auch kleinere Feinheiten analysieren und ins Auge fassen. Zum Beispiel könnte es eine Analyse geben, wie die Abteilung Marketing in einem bestimmten Zeitraum performt hat. Eine andere Option ist es im Details zu schauen, wieviel eine Gruppe in der Abteilung Vertrieb erwirtschaftet hat.

Management Reportings sind also optimal für das Top-Management, um sich einen Überblick über bestimmte Einheiten im Unternehmen zu verschaffen. Wichtig ist es, genau die Berichte zu verfassen und abzuliefern, die zur Entscheidungsfindung dienen und diese unterstützen. Zahlen und Auswertungen, die nicht dazu dienen, das Unternehmen in einem bestimmten Moment zu führen und zu lenken, sind vergebene Liebesmüh.

Management Reporting sollte ein Muss sein

Finanzberichte sind verpflichtend. Das muss getan werden, und so wird es auch. Management Berichte kosten Geld und Arbeit. Muss das denn sein? Das kostet doch nur unnötig Zeit! Bringen die denn was? Management Reportings sollten nicht angefertigt werden, weil es nun mal so gemacht wird oder guter Ton ist. Jedem sollte bewusst sein, wie wertvoll dieses Dokument sein kann. Das Management sollte es schätzen, und die, die zuarbeiten, auch entsprechend Arbeit hineinstecken. Grundlagen zu schaffen, um Entscheidungen zu treffen, die die Effizienz steigern und bessren Umsatz als Beispiel bringen, ist entscheidend.

Dafür lohnt sich auch die Arbeit. Wer zudem falsch investiert nimmt womöglich nicht nur weniger als möglich ein, sondern gibt auch noch zu viel oder falsch aus. Das wäre fatal. Daher sollten Management Berichte, wenn auch per Gesetz nicht verpflichtend, in Unternehmen wertgeschätzt werden. Ja, ein Unternehmen braucht Finanzberichte zur Einhaltung der Vorschriften. Aber auch, um zu überprüfen, dass die Zahlen korrekt sind. Wichtig sind eben auch Management-Berichte, damit bessere Geschäftsentscheidungen auf Basis von Zahlen getroffen werden können.

  management-reporting-preparation  

Tools haben beim Management Reporting

Wissen ist Macht, das war schon immer so. Es war aber früher teilweise sehr schwer, an Wissen zu kommen. Heute wird man überflutet von Daten. Insofern ist es auf der einen Seite leicht, an Daten zu kommen. Auf der anderen Seite schwer, denn aus diesem Wust aus Daten muss man erstmal ein sinnvolles Ganzes machen. Insofern stimmen sicher viele überein, dass Management Reportings entscheidend sind, um gute Entscheidungen für das Unternehmen treffen zu können. Diese können aber nur erstellt werden, wenn aus der Vielzahl an Zahlen und Fakten auch Rückschlüsse gezogen werden können.

Daten müssen immer im Zusammenhang betrachtet werden. Ansonsten dienen sie nicht dem Zweck, aus ihnen Nutzen zu ziehen. Mit entsprechenden Software-Tools können Dashboards erstellt werden und tägliche Aktivitäten überwacht werden. Abteilungen werden IT-seitig miteinander verbunden und geben eine Vogelperspektive, wie das Unternehmen performt, wie Prozesse funktionieren und wo es haken könnte.

Durch die Verbindung der verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens hat man einen globalen Überblick darüber, wie die Dinge laufen, von der Effizienz der Lieferkette bis hin zur Umsatzumstellung. Mit Management-Berichtswerkzeugen kann man überblicken, wie Abteilungen zusammenarbeiten, und so das optimale Performance Management. So bekommt man wertvolle Einblicke in das Unternehmens. Man sieht, was gut funktioniert und man kann sehen, wo noch Nachholbedarf besteht. Solch ein Überblick stellt die unternehmerischen Daten in einen Zusammenhang, so dass man bessere Umsetzungen treffen und Strategien entwickeln kann. Gutes Beispiel ist hier die ESB Business School Reutlingen.

Schnell wichtige Entscheidungen treffen

Die Welt dreht sich immer schneller. Produkte haben eine kürzere Lebenszeit. Die Konkurrenz schläft nicht. Mit Startups in vielen Bereichen findet man extrem agile, junge Unternehmer, die auf dem neuesten Stand der Technik Produkte entwickeln, die gefährlich für das eigene Geschäft werden. Es müssen nicht einmal Produkte sein, die zwangsläufig besser sind als das, was schon existiert. Aber mit dem Wissen, wie es vermarktet wird, und den Einblicken, die sie in Prozesse und Zahlen haben, hat es die eingesessene Konkurrenz schwer. Es gilt, schnell zu handeln. Auch wichtige Entscheidungen erlauben oft kein langes Abwägen mehr. Außerdem gibt es neue Herausforderungen bei der Entscheidungsfindung zu beachten, die es in der alten Zeit so nicht gab. Das stellt Manager vor Herausforderungen. Diese können besser, oder in vielen Fällen auch ausschließlich, getroffen werden, wenn relevante Informationen zur Verfügung stehen.

Die Basis für Entscheidungen sind Informationen. Nur wer eine Situation und die Folgen genau kennt, kann entsprechend handeln, die dem Unternehmen helfen. Es ist aber entscheidend, dass die richtigen Informationen bereitgestellt werden. Auch muss dies in solch einer Art passieren, dass Manager – nicht so tief in einzelnen Themen wie Experten aus einer Abteilung – diese schnell erfassen können. Hier spielt auch die Aufbereitung und die Darstellung eine große Rolle. Informationen sind entscheidend, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wer ein klares Bild von sich und dem Markt hat, hat auch die Chancen, die Konkurrenz abzuhängen. In der heutigen Zeit muss man davon ausgehen, dass auch der Wettbewerb, ganz gleich in welcher Branche, tiefe Einblicke hat.

Management Reports als Basis für Handeln

Wertvolle und richtige Informationen sind nicht einfach zu beschaffen. Früher war es eine Herausforderung, überhaupt an Informationen zu kommen. Heutzutage liegen Daten in rauen Mengen vor. Die Herausforderung heute ist es, die richtigen Daten herauszufiltern. Das interne Berichtswesen kann hier helfen. Das Controlling, bzw. internes Berichtswesen, ist der Ansprechpartner für die Bereitstellung der Information. Das Management Reporting ist Teil des internen Berichtswesens. Aus dieser Abteilung, dem Controlling, kommt die nötige Information, die der Unternehmensführung in der Entscheidungsfindung helfen. Eine Vielzahl von Themen kann hier abgedeckt werden. Wichtig ist, dass diese Themen Bedeutung für die Art der Entscheidungsfindung haben. Das ist dann die Grundlage, um zu einem idealen Handeln von Seiten des Managements zu gelangen.

Entscheidend ist es zu verstehen, was der Berichtszweck ist. Ein Management Reporting soll nicht gemacht werden, weil es gut aussieht oder immer schon getan wurde. Der Fokus muss sein herauszufinden, welche Informationen bereitgestellt werden müssen, damit der Empfänger die richtigen Entscheidungen treffen kann. Auch ist es wichtig, den Empfänger zu kennen, um die Aufbereitung des Berichts zu überdenken. Grafiken, Graphen und mehr können helfen, Fakten zu vereinfachen. Es hilft, zu verstehen, wer den Report nutzt, um so die optimale Darstellung zu wählen.

Wenn ein gewisser Fakt kommuniziert werden soll, ist es auch hilfreich zu verstehen, inwiefern die vorliegenden Informationen ausreichend sind, um den Fakt zu kommunizieren. Es ist wichtig zu wissen, welche Fakten genau zur Lösung dieses einen Zwecks benötigt werden. Wenn nicht genügend Daten und Fakten vorliegen, muss gegebenenfalls nachgearbeitet werden. Man muss als Informationen ermitteln, die zur Erfüllung des Berichtszweckes vom Empfänger benötigt werden. Außerdem muss bewertet werden, inwieweit der Nutzen einer Information den Aufwand übersteigt, der nötig ist, um an die Information zu gelangen.

Layout ist entscheidend

Es ist entscheidend, wie der Report gestaltet ist. Das hat einen großen Einfluss darauf, wie die Inhalte wahrgenommen und weiterverarbeitet werden. Das heißt nicht, dass man sehr kreativ viele Farben und möglichst viele Grafiken und Graphen einsetzen soll. Wichtig ist weiterhin der Inhalt und der Kern des Dokuments. Es ist wichtig zu verstehen, was die geeignete Darstellung ist, und zwar für den Zweck und für den Empfänger. Dabei gilt es zu beachten, dass es hilfreich sein kann, die Darstellung in allen Reportings zu standardisieren. So weiß der Empfänger immer, was ihn erwartet und wie er das Dokument zu lesen hat.

Diese Transparenz sorgt zudem für Schnelligkeit. Ein fester Aufbau hilft ebenfalls Ersteller und Empfänger. Festgelegte Kategorien dienen dazu, dass der Ersteller immer wieder daran erinnert wird, welche Kernpunkte übermittelt werden müssen. Der Empfänger kann sich direkt orientieren und sich schon vor dem Bericht vorbereiten, da er weiß, was ihn erwartet. Auch die Reporting Kennzahlen sollten global für das Unternehmen definiert sein. So ist eine bessere Vergleichbarkeit gegeben. Eine einheitliche Visualisierung hilft auch wiederum, dass sich der Empfänger schneller zurechtfindet und eine gewisse Konstanz reinkommt.

Mike
Written by Mike

Former data analyst and the head of Whatagraph blog team. Mike's an experienced marketing expert with a background of technical content writing.

Social Media Marketing ist eine neue Ergänzung zum bestehenden Marketing-Mix, die Social Media Plattformen als Marketing-Plattformen einbezieht.
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Mike
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Mike
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Mike
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