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Kostenlose Projektmanagement-Tools

Jul 28, 2020 9 min read

Ein Projekt ist eine großartige Gelegenheit für Organisationen, Teams und Einzelpersonen, ihre geschäftlichen und nicht geschäftlichen Ziele durch die Umsetzung von Veränderungen effizienter zu erreichen. Projekte helfen uns dabei, gewünschte Veränderungen auf organisierte Weise und mit geringerer Wahrscheinlichkeit des Scheiterns durchzuführen.

Was ist ein Projekt?

Projekte unterscheiden sich von anderen Arten der Arbeit (z.B. Prozess, Aufgabe, Verfahren). Inzwischen wird ein Projekt im weitesten Sinne als eine spezifische, endliche Tätigkeit definiert, die unter bestimmten vorgegebenen Anforderungen ein beobachtbares und messbares Ergebnis hervorbringt.

Es ist ein Versuch, gewünschte Veränderungen in einer Umgebung kontrolliert umzusetzen. Mit Hilfe von Projekten können wir unsere Aktivitäten planen und durchführen, zum Beispiel: eine Garage bauen, eine Marketingkampagne durchführen, eine Website entwickeln, eine Party organisieren, in Urlaub fahren, einen Universitätsabschluss mit Auszeichnung machen oder was immer wir sonst noch tun möchten.

Definition von Projekt

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenzter, einzigartiger und progressiver Versuch oder Versuch, ein materielles oder immaterielles Ergebnis zu erzielen (ein einzigartiges Produkt, eine einzigartige Dienstleistung, ein Nutzen, ein Wettbewerbsvorteil usw). Es umfasst in der Regel eine Reihe zusammenhängender Aufgaben, die für die Ausführung über einen festgelegten Zeitraum und innerhalb bestimmter Anforderungen und Beschränkungen wie Kosten, Qualität, Leistung usw. geplant sind.

Die Hauptmerkmale eines Projekts

Wie aus der gegebenen Definition hervorgeht, kann jedes Projekt durch diese Merkmale charakterisiert werden:

Temporär:
Dieses Schlüsselmerkmal bedeutet, dass jedes Projekt einen endlichen Anfang und ein endliches Ende hat. Der Anfang ist der Zeitpunkt, zu dem das Projekt initiiert und sein Konzept entwickelt wird. Das Ende ist erreicht, wenn alle Ziele des Projekts erreicht sind (oder nicht erreicht, wenn es offensichtlich ist, dass das Projekt nicht abgeschlossen werden kann - dann ist es beendet).

Einzigartige(s) Deliverable(s):
Jedes Projekt zielt darauf ab, eine oder mehrere Leistungen zu erbringen, bei denen es sich um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein anderes Ergebnis handeln kann. Die Ergebnisse sollten ein Problem oder einen Bedarf ansprechen, das/der vor Projektbeginn analysiert wurde.

Progressive Ausarbeitung:
Mit dem Fortschritt eines Projekts werden kontinuierliche Untersuchungen und Verbesserungen möglich, und all dies ermöglicht die Erstellung genauerer und umfassenderer Pläne. Dieses Schlüsselmerkmal bedeutet, dass die aufeinander folgenden Iterationen von Planungsprozessen zur Entwicklung effektiverer Lösungen für den Fortschritt und die Entwicklung von Projekten führen.

Zusätzlich zu den aufgeführten Merkmalen ist ein konventionelles Projekt:

  • Zweckdienlich, da es einen rationalen und messbaren Kauf hat
  • Logisch, da sie einen bestimmten Lebenszyklus hat
  • strukturiert, da sie Interdependenzen zwischen ihren Aufgaben und Aktivitäten aufweist
  • Konflikt, wenn er versucht, ein Problem zu lösen, das eine Art von Konflikt schafft
  • Begrenzt durch verfügbare Ressourcen
  • Risiko, da es ein Risikoelement beinhaltet

 

Projektbeispiele

Entwicklung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung, Bauen eines Gebäudes oder einer Einrichtung, Renovierung der Küche, Entwurf eines neuen Transportfahrzeugs, Anschaffung eines neuen oder modifizierten Datensystems, Organisieren eines Treffens, Implementierung eines neuen Geschäftsprozesses, Aufschlüsselung der Arbeit.

5 Kernfaktoren eines Projekts

 

Ein engagierter Projekt-Sponsor

Der Projektsponsor ist die hochrangige Person in der Organisation, die das Eigentum am Projekt hat. Ein engagierter Projektsponsor erwartet, dass das Projekt erfolgreich ist, und tut alles, was er oder sie tun kann, um sicherzustellen, dass der Erfolg zum Tragen kommt.

Vier Hauptverantwortlichkeiten des Sponsors

Ein Projektsponsor hat vier Hauptverantwortlichkeiten im Zusammenhang mit dem Projekt. Erstens: Der Sponsor setzt sich für das Projekt ein. Er oder sie feuert das Projektteam öffentlich und privat an. Zweitens unterstützt der Sponsor den Projektleiter. Wenn ein Projektleiter Hindernisse aus dem Weg geräumt werden müssen, bittet er den Sponsor um Unterstützung, da der Sponsor über die organisatorische Schlagkraft verfügt, um Dinge zu verwirklichen.

Drittens richtet der Sponsor die Ressourcen aus, indem er sie direkt zur Verfügung stellt oder mit anderen hochrangigen Personen zusammenarbeitet, um Ressourcen zu erhalten. Wenn der Sponsor ein starker Verfechter eines Projekts ist, ist es wahrscheinlicher, dass die Kollegen des Sponsors bedeutende Ressourcen beisteuern. Viertens erleichtert der Sponsor die Entscheidungsfindung. Wenn das Projektteam ins Stocken gerät, kann der Sponsor die Entscheidung aushandeln oder die Entscheidung auf ganzer Linie treffen.

Die Aufgaben des Sponsors

Der Sponsor bleibt durch ständige Kommunikation mit dem Projektleiter auf dem Laufenden. Beide arbeiten zusammen, um zu bestimmen, wann der Sponsor einspringen und die Verantwortung des Sponsors zur Unterstützung des Projektleiters energischer wahrnehmen muss. Beispielsweise könnte ein Projektleiter Schwierigkeiten haben, Informationen von der Finanzabteilung der Organisation zu erhalten. Der Projektsponsor kann den Leiter der Finanzabteilung über die Situation informieren und darum bitten, dass die Aufgabe, die Informationen zu beschaffen, Vorrang vor konkurrierenden Aufgaben erhält.

Klare Ziele und Umfang

Bevor die Arbeit an einem Projekt durchgeführt oder gar geplant wird, muss der Projektsponsor die Ziele und den Umfang des Projekts artikulieren. Die Ziele sind die großen Dinge, die das Projekt erreichen soll. Nehmen Sie zum Beispiel ein Software-Erweiterungsprojekt. Eine Personalabteilung verwendet eine bekannte anpassbare Geschäftssoftware zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Die Organisation möchte ein Modul für das Lernmanagement hinzufügen. Die Ziele des Projekts sind die Anpassung der Lernverwaltungssoftware an die Geschäftsbedürfnisse der Organisation und ihre Integration in das bestehende Gehaltsabrechnungssystem.

Der Umfang ist entscheidend

Der Umfang definiert die Parameter des Projekts. Um mit dem Beispiel des Software-Projekts fortzufahren: Der Umfang dieses Projekts beschränkt sich darauf, das Lernverwaltungssystem einzuführen und es mit dem Gehaltsabrechnungssystem zu integrieren. In vielen Fällen ist es hilfreich, Dinge zu identifizieren, die außerhalb des Umfangs liegen, um zu verstehen, was in den Anwendungsbereich fällt. Bei diesem Projekt ist das Hinzufügen anderer Module außerhalb des Anwendungsbereichs. Die Buchhaltungsabteilung kann nicht zum Projektleiter kommen und nach Rechnungs-, Debitoren- oder Kreditorenmodulen fragen.

Ein guter Projektleiter

Ein Projektleiter plant die Arbeit und organisiert die Ressourcen, um ein Projekt durchzuführen. Diese Person ist das Bindeglied zwischen dem Projektsponsor, der die Vision festlegt, und dem Projektteam, das sie umsetzt. Bei Bedarf und rechtzeitig bringt der Projektleiter Interessenvertreter ein, um Beiträge zu leisten.

Projektmanager haben in der Regel die folgenden Eigenschaften, die ihnen helfen, das Projekt voranzubringen:

Projektleiter sind Planer. Sie denken über den Arbeitsablauf nach und wissen, was zu tun ist, nachdem das Team die anstehende Aufgabe abgeschlossen hat. Sie machen gute Pläne, wissen aber auch, wann sie flexibel sein und von einem Plan ablenken müssen.

Projektleiter sind vertrauenswürdig. Da ihr Erfolg von der Arbeit anderer abhängt, brauchen Projektleiter Menschen, die ihrer guten Absicht und Kompetenz vertrauen. Vertrauen ist besonders wichtig in der Beziehung zwischen dem Projektleiter und dem Projektsponsor.

Projektleiter neigen dazu, extrovertiert zu sein, weil der größte Teil ihrer Arbeit mit Kommunikation zu tun hat.

Sie ziehen die Menschen für ihre Verpflichtungen zur Rechenschaft.

Ein gutes Tool, um Projekte zu kommunizieren und visuell darzustellen ist Whatagraph, das Projektleitern eine effiziente und visuelle klare Kommunikation mit einfachen Mitteln erlaubt.

Engagierte Stakeholder

Stakeholder an einem Projekt sind Personen, die ein persönliches Interesse am Erfolg des Projekts haben, aber nicht Mitglieder des Projektteams sind. Sie denken nicht täglich über das Projekt nach, wie es der Projektleiter oder die Mitglieder des Projektteams tun, aber sie wollen bei kritischen Entscheidungen und beim Gesamtfortschritt in Richtung der Projektziele auf dem Laufenden sein.

Alle informiert halten

Die Interessenvertreter haben ihre Beweggründe, sich über die Projektaktivitäten auf dem Laufenden zu halten, aber es liegt in der Verantwortung des Projektleiters, sie so einzubinden, dass die Arbeit an den Projektzielen vorangetrieben wird. In vielen Fällen erfordert dies ein empfindliches Gleichgewicht zwischen zu viel und zu wenig Input. Die Interessenvertreter können nicht bei jeder Entscheidung mitwirken. Das würde das Projekt ins Stocken bringen und jede Entscheidung zu einem Kampf machen. Umgekehrt können Interessenvertreter nicht ausgeschlossen werden, weil ein wichtiger Aspekt fast jedes Projekts die Zufriedenheit der Interessenvertreter ist.

Engagierte Mitglieder des Projektteams

Die Mitglieder des Projektteams führen die Arbeit des Projekts durch. Häufig werden Projektteammitglieder zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben einem Projekt zugewiesen, was bedeutet, dass es keine Verringerung der anderen Arbeiten gibt, um die durch das Projekt verursachte zusätzliche Arbeit zu kompensieren. Projektleiter können den Teammitgliedern helfen, mit ihren Vorgesetzten über diese Frage zu verhandeln, aber der Projektleiter hat keine Kontrolle über die Verantwortlichkeiten, die die Projektteammitglieder außerhalb des Projekts haben.

Das Engagement der Teammitglieder für das Projekt ist sehr wertvoll. Ohne Engagement vergehen Fristen, und die Arbeitsprodukte sind nicht von guter Qualität. Engagierte Teammitglieder sind motiviert, die Projektziele termingerecht, innerhalb des Budgets und entsprechend den Qualitätserwartungen zu erreichen.

Was sind Instrumente des Projektmanagements?

Projektmanagement beinhaltet mit effektiven Plänen und systematischer Organisation der Arbeit. Es umfasst die Definition der Projektziele, die Erstellung von Zeitplänen und die Zuweisung von Aufgaben, um ein erfolgreiches Ziel zu erreichen. Es gibt viele Werkzeuge, die das Projektmanagement effektiver und effizienter machen. Die am häufigsten verwendeten sind das Gantt Charts, das PERT-Diagramm, die Mind Map, der Kalender, die Zeitachse, das WBS-Diagramm, die Statustabelle und das Fischgrätendiagramm. Diese Werkzeuge sind alle unglaublich nützlich, um den Umfang eines Projekts zu visualisieren. Sie können eines wählen, das Ihrer eigenen Situation am besten entspricht.

Projektmanagement Tools

Im Folgenden stellen wir die wichtigsten und bekanntesten Projektmanager Tools vor. Natürlich gibt es nicht nur die eine Projektmanagement Lösung. Eine Projektmanagement Software ist oftmal auch subjektiv, wie effektiv ein Projektmanager damit arbeiten kann. Hier lohnt es sich, durch mal zu testen. Oft ist die Basis Version eine kostenlose Version, bei anderen zahlt man pro Monat und kann es so 30 Tage zu einem geringeren Preis testen.

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm kann beim Projektmanagement helfen, indem es ein großes Projekt auf organisierte Weise in eine Reihe kleinerer Aufgaben zerlegt. Jede Aufgabe hat eine erwartete Zeitdauer (wichtig: time tracking!), die durch einen horizontalen Balken dargestellt wird, dessen linkes Ende das Anfangsdatum der Aufgabe und dessen rechtes Ende das Abschlussdatum der Aufgabe anzeigt. Die Aufgaben können sequentiell, parallel oder überlappend ablaufen. Während des Prozesses können wichtige Ereignisse als Meilenstein hervorgehoben werden, der durch eine kleine Rautenform markiert wird.

Aus einem Gantt Chart kann man klar erkennen, was die Unteraufgaben sind und wann jede Aufgabe beginnt und endet. Durch die Darstellung einer visuellen Übersicht über das Projekt kann man den Fortschritt leicht verfolgen, indem man sieht, was in jeder Phase des Projekts geschehen sollte.

PERT-Diagramm

PERT wird für die Projektbewertung und die Überprüfungstechnik kurzgeschlossen. Es ist ein primäres Projektmanagement Tool, das für die Planung und Terminierung ganzer Projekte und die Verfolgung der Implementierungsphase verwendet wird. Das PERT-Diagramm kann auch die Aufgabenteilung, die Zeitzuweisung sowie das Anfangs- und Enddatum anzeigen. Im Gegensatz zum Gantt-Diagramm, das Balken zur Darstellung von Aufgaben verwendet, zeigt das PERT-Diagramm Informationen als Netzmodell an, das Kästchen zur Darstellung von Aufgaben und Pfeile zur Darstellung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben verwendet.

Das Layout eines PERT-Diagramms macht die Beziehungen zwischen Vorgängen leichter erkennbar als bei Gantt-Diagrammen. Der Nachteil ist jedoch, dass es bei vielen komplexen Abhängigkeiten und Aufgaben schwer zu verfolgen sein kann.

Kalender

Der Kalender ist das datums- oder zeitbasierte Projektmanagement-Tool, das am einfachsten zu verstehen ist. Er eignet sich eher für das persönliche Zeitmanagement, um Ihren täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeitplan besser verwalten zu können. Das Herausragende an diesem Werkzeug ist, dass es mehr Platz zum Hinzufügen von To-Do-Listen bietet. Es wird Sie daran erinnern, was Sie an jedem Tag zu tun haben, und dafür sorgen, dass die Dinge vor Ablauf der Frist erledigt werden können.

Zeitleiste

Timeline ist auch ein visuelles Projektmanagement-Tool, das bei der Verfolgung des Projektfortschritts hilft. Mit einer Zeitleiste können Sie klar visualisieren, bis wann eine Aufgabe erledigt werden muss. Es ist eine sequentiellere Art und Weise, Aufgaben im Zeitverlauf zu betrachten. Die Zeitachse ist jedoch nicht so beliebt wie das Gantt-Diagramm, da sie Einschränkungen bei der Darstellung von Aufgabenabhängigkeiten und des Fertigstellungsstatus aufweist.

WBS-Diagramm

WBS, auch bekannt als Work Breakdown Structure, ist ein gängiges Projektmanagement-Tool, das hilft, den Arbeitsumfang zu visualisieren, indem es ein Projekt in einzelne Komponenten zerlegt, die effektiv geplant werden können. Der Projektstrukturplan ist eine Baumstruktur mit der Gesamtaufgabe an der Spitze, gefolgt von Projektabschnitten und weiter in einzelne Aufgaben. Die PSP-Beispiele ähneln einem Flussdiagramm, dessen Komponenten logisch miteinander verknüpft sind. Die Komponenten können im Text oder in Kästen erläutert werden.

Mind Map

Mindmap ist auch ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verwaltung Ihrer Projekte. Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Tools ist Mindmap weniger formell, dafür aber flexibler. Sie können es verwenden, um komplexe Projekte in kleinere Aufgaben zu unterteilen, Aufgabenlisten zu verwalten oder Probleme zu analysieren. Mit einer Mindmap können Sie Bilder einfügen, Dateien verknüpfen und einen Drilldown durchführen, um sich auf einen bestimmten Teil zu konzentrieren, was mit anderen Werkzeugen nicht möglich ist.

Status-Tabelle

Statustable ist ein wirksames Instrument, das zur Verfolgung des Projektfortschritts eingesetzt wird. Es enthält nicht allzu viele Details über die Projektdauer und die Aufgabenbeziehungen, sondern konzentriert sich mehr auf den Status und den vollständigen Fortschritt. Eine große Funktion der Statustabelle besteht darin, dass sie auch Personen enthalten kann, die die Aufgabe übernehmen, so dass die Projektleiter die Leistung der Mitarbeiter besser einschätzen können und wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn es ein Problem gibt.

HOQ

HOQ, stellvertretend für "House of Quality", ist ein Qualitätsmanagement-Instrument, mit dem die Beziehung zwischen Kundenwünschen und Produktfähigkeiten definiert wird. Es ist ein Werkzeug, das im QFD verwendet wird, um die Entscheidungsfindung der Gruppe zu erleichtern. Obwohl es kompliziert aussieht

Mike Bennet
Written by Mike Bennet

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unterfangen mit einem Anfang und einem Ende, das zur Schaffung eines einzigartigen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses verwendet werden muss. Darüber hinaus wird es nach und nach ausgearbeitet. Was diese Definition eines Projekts bedeutet, ist, dass Projekte diejenigen Aktivitäten sind, die nicht unbegrenzt laufen und einen definierten Zweck haben müssen.
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Mike Bennet
Jul 28, 2020 12 min read