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Reporting – Was ist es und wozu dient es?

In einem Unternehmen gibt es dutzende, hunderte oder gar tausende Prozesse, die in verschiedenen Abteilungen gleichzeitig laufen. Diese kosten Ressourcen und sorgen im besten Fall dafür, dass mehr Geld erwirtschaftet wird, als der Betrieb des Unternehmens kostet.

Um die vielen Vorgänge in einem Unternehmen zu messen, greift man zu einem Reporting. Das Reporting gibt keinen ganz tiefen Einblick in einzelne Prozesse, sondern zeigt Tendenzen auf, um oft dem Management schnell Handlungsempfehlungen zu geben.

Wissen anzuhäufen ist ein langwieriger und somit möglicherweise teurer Prozess. Wissen zu erarbeiten und festzuhalten ist entscheidend. Da Entscheidungen idealerweise auf Fakten und Wissen beruhen, ist es unerlässlich, alle dem Unternehmen vorliegenden Informationen für eine Entscheidungsfindung zusammenzutragen und als Grundlage von Maßnahmen anzusehen.

Entscheidungsträger, oft aufgrund ihrer Position mit einem vollen Terminkalender, verlassen sich auf das zusammengetragene Wissen von Mitarbeitern und Kollegen. Um in kurzer Zeit Situationen zu überblicken und schnell Handlungsmaßnahmen abzuleiten, dienen Reportings – Wissen in gebündelter Form.

Was ist Reporting im Controlling?

Das Reporting ist das betriebliche Berichtswesen und ein Teil des Controllings. Es wird in Form von Berichten zur Verfügung gestellt, und zwar in elektronischer Form. Es gibt Entscheidern die Möglichkeit, sich schnell über die Situation des Unternehmens oder einer bestimmten Abteilung zu machen.

Es schafft Transparenz und dient als Basis für das weitere Handeln und die Möglichkeit, Entscheidungen auf Grundlage von Fakten zu treffen.

Was muss ein Reporting enthalten?

Ein gutes Reporting entsteht normalerweise in mehreren Phasen.

Zuerst müssen die Kennzahlen, oder auch KPIs (Key Performance Indicator) definiert werden. Um Fakten und Wissen in Form eines Reportings zu bündeln, muss zuallererst festgelegt werden, auf welchen Grundlagen gewisse Entscheidungen getroffen werden sollen.

Normalerweise ist es das Management in enger Absprache mit den Experten in Fachabteilungen, das festlegt, welche Kennzahlen am aussagekräftigsten für die Branche und Situation sind. Ist genau festgelegt, was das Reporting zusammenfassen soll, gilt es, die Quellen der Daten zu prüfen und zu validieren.

Es gab Zeiten, in denen Daten rar waren. Vieles war nicht messbar oder viel zu teuer, es zu messen. Daher musste man viel häufiger als heute auf erfahrene Mitarbeiter, funktionierende Prozesse der Vergangenheit oder auf Spekulationen bauen.

Heute ist es so, dass es ein Problem ist, die ganzen Daten, die uns zur Verfügung stehen, in sinnvolle Zusammenhänge zu bringen. Die Zusammenhänge sollten auch erst hergestellt werden, wenn sichergestellt ist, dass die zugrunde liegenden Daten auch nutzbar und valide sind. Ist diese Überprüfung erfolgreich abgeschlossen, gilt es, das Reporting in seiner visuellen Form zu finalisieren.

In der Umsetzungsphase, in der die Daten veranschaulicht werden, gilt es, die entscheidenden Erkenntnisse in den richtigen visuellen Darstellungsformen knapp auf den Punkt zu bringen.

Entscheidungsträger sind nicht so im Thema drin wie die Experten von Fachabteilungen. Sie benötigen also ein Reporting, das ihnen erlaubt, in kurzer Zeit die aktuelle Situation und Lage des Unternehmens mithilfe des Reportings zu erfassen. Hier ist es wichtig, die richtige Form der Darstellung zu wählen.

Das Tool Whatagraph erlaubt es, visuelle Reportings zu erstellen und ermöglicht dem Controlling, zeiteffizient die relevanten Informationen auf einfachste Weise graphisch umzusetzen.

Berichtsbeispiel

Was macht ein gutes Reporting aus?

Ein Reporting gibt eine Tendenz eines Unternehmens wider. So können Entscheidungsträger das weitere Vorgehen definieren. Wichtig ist also, dass die Daten für das Reporting nicht nur korrekt sind, sondern dass auch relevante Daten benutzt werden.

Das heißt in vielen Fällen, dass sie aktuell sein müssen. Die Bereitstellung von aktuellen Daten und damit relevanten Informationen ist aber eine Herausforderung.

Es gibt nicht die eine richtige und gute Darstellung oder das perfekte Reporting. Vielmehr gilt es, dieses situationsgerecht, je nach Phase des Unternehmens, der Branche und abgestimmt auf die Nutzer des Reportings, abzustimmen.

Entscheidern fehlt die Zeit, sich tief in die Themen jeder einzelnen Gruppe und Abteilung eines Unternehmens einzuarbeiten. Daher ist es entscheidend, dass ein gutes Reporting auf den Punkt alles das in den Vordergrund stellt, was der Entscheidungsfindung dient. Die Fakten müssen stimmen, aber es ist auch ganz entscheidend, wie das Ganze präsentiert und aufgearbeitet ist.

Reportings dienen dazu, Transparenz zu schaffen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das sind in der Regel die, die das Unternehmen nach vorne und Effizienz bringen.

Daher ist es auch notwendig, dass die Mitarbeiter des Controllings, die die relevanten Informationen und Daten in elektronischer Form erarbeiten und bereitstellen, effizient arbeiten können. Die Grundlage eines Reportings, die richtigen Daten und Quellen, sind das, was Experten im Controlling erarbeiten.

Die Visualisierung und Bereitstellung ist etwas, was kinderleicht gehen und kein Expertenwissen verlangen sollte. Effektivität in der Erarbeitung und zugleich eine bedarfsorientierte Bereitstellung kann ganz klassisch mit Excel erledigt werden, ist aber sehr zeitintensiv.

Mit Softwarelösungen wie der von whatagraph können ganz simpel einzigartige visuelle Reportings erzeugt werden, und das mit der nötigen Schnelligkeit, Effizienz und Effektivität.

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