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Le reporting opérationnel

Jul 08, 2020 8 min read

Dans la plupart des organisations, les employés créent et utilisent des rapports. Toutefois, il est important de se rappeler que le reporting d'activité est un document nettement différent d'un rapport créé dans un cadre universitaire. Les rapports sont un outil de communication essentiel dans les entreprises, ils permettent de partager et de conserver efficacement les données et les décisions.

Les rapports sont classés en deux grands types : les rapports informels et les rapports formels. Ces deux types de rapports sont également classés par type d'information. Le présent module décrit ces structures et types de rapports.

Si une entreprise veut rester performante à l'avenir, elle doit répondre aux attentes de ses parties prenantes. Afin de communiquer de manière optimale les performances de l'entreprise, les rapports doivent être structurés en conséquence. Le concept de rapport intégré a précisément cet objectif. Dans cet article, nous vous dirons tout ce qu’il faut savoir sur ce que le reporting peut apporter à une entreprise.

Le reporting définition

L'application du processus de contrôle budgétaire nécessite un système d'information très fiable et rapide : informer en permanence la direction à différents niveaux des résultats obtenus et permettre d'effectuer le contrôle. Ce système de business intelligence est appelé Reporting. Il s'agit d'un ensemble de rapports et de comptes rendus préparés par les responsables d'un budget et contenant les données finales recueillies dans la gestion de l'entreprise.

Le reporting est donc constitué de techniques et d'outils de contrôle de gestion mieux adaptés aux entreprises qui opèrent aujourd'hui sur le marché. Compte tenu du scénario économique national et international actuel, la nécessité de fournir des données à ceux qui, au sein de l'organisation de l'entreprise, doivent garantir les résultats exigés par les investisseurs et le marché devient encore plus urgente.

Pour être un outil efficace, le rapport d’activité doit présenter les caractéristiques suivantes:

  • Les informations contenues doivent être claires et compréhensibles pour leurs destinataires et doivent être transmises en temps utile pour être utilisées dans les décisions. Elle peut être de nature à la fois monétaire et qualitative;
  • La forme peut être très variée (tableaux, rapports, graphiques, ...), mais il est nécessaire de comparer les données finales avec les données budgétaires, en mettant en évidence les écarts;
  • La fréquence à laquelle ils doivent être formulés doit être fixée, ainsi qu'un délai maximum pour leur présentation et leur analyse;
  • Les destinataires des différents rapports peuvent se situer tant au niveau de la gestion stratégique qu'au niveau opérationnel et doivent être définis a priori, car le détail et le type de données saisies seront différents.

Objectifs du reporting

L'objectif d'un rapport d'activité est de fournir une analyse critique de la façon dont l'entreprise suit les activités dans tous les domaines de l'organisation. Les données du reporting sont des outils importants pour guider la prise de décision et pour permettre aux propriétaires et aux cadres supérieurs des entreprises d'examiner et de résoudre les problèmes identifiés.

Les rapports sont établis par le biais du processus de compilation et d'examen des informations dans un domaine fonctionnel spécifique tel que les finances, les ventes, les opérations, le contrôle des stocks ou tout autre domaine de l'entreprise où les performances sont contrôlées et mesurées. Une fois ces ressources recueillies et examinées, des conclusions peuvent alors être tirées et des recommandations formulées. Le résultat du rapport peut expliquer pourquoi un problème s'est produit ou peut identifier des problèmes de performance et généralement recommander une ligne de conduite. Le reporting peut permettre aux responsables des ressources humaines d’identifier l’employer défaillant et apporter les modifications nécessaires pour un meilleur rendement.

Le repporting vise à:

  • Diffuser les connaissances au sein de l'entreprise;
  • Stimuler l'attention;
  • Faire comprendre les situations et les phénomènes;
  • Fournir des connaissances structurées et générales sur le contexte de l'entreprise dans laquelle vous opérez;
  • Offrir des connaissances générales communes à tous les responsables des différents secteurs par le biais de rapports non standardisés;
  • Prendre des décisions souvent pour des problèmes spécifiques, en fournissant des rapports axés sur les variables dont les gestionnaires sont responsables ;
  • Fournir des ressources en relation directe avec les décisions à prendre.

 

L’importance de faire un bon reporting

Le reporting est précieux et essentiel pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. Il permet de suivre et d'analyser les performances et la santé globale de l'entreprise tout en identifiant les domaines à améliorer et les possibilités de croissance.

Certains rapports d'activité sont nécessaires dans le cadre d'une exigence réglementaire afin de rendre compte de ce qui se passe. Par exemple, le reporting financier est une nécessité légale pour toutes les entreprises, telle que déterminée par le gouvernement du pays dans lequel l'entreprise est basée. Des rapports et un suivi réguliers sont également nécessaires pour de nombreuses organisations afin de tenir la direction générale, les membres du conseil d'administration et les autres parties prenantes informés de ce qui se passe au sein de l'organisation.

Les rapports d'entreprise fournissent des informations utiles sur les dépenses, les bénéfices et la croissance en vue d’augmenter le chiffre d’affaires. Les rapports fournissent des détails importants qui peuvent être utilisés pour élaborer des prévisions futures, des plans de marketing, guider la planification budgétaire et améliorer la prise de décision.

Grâce à une diffusion correcte et efficace de l'information, les vérifications et corrections nécessaires peuvent être apportées pour maintenir le cap que l’entreprise a décidé de suivre. En fait, dans le cadre du système administratif et comptable, les rapports se situent dans le domaine de la représentation et de la communication périodiques des résultats. Ces données sont communiquées par le biais de tableaux récapitulatifs et synthétiques. Le reporting est donc un ensemble structuré de rapports de contrôle périodiques mis à la disposition des gestionnaires dans le but de les informer des performances actuelles et stratégiques de la gestion.

Le rapport, en plus d'avoir une fonction informative sur la performance de la gestion et son alignement sur les plans d'affaires, peut être de type évaluation. Ce sont les données contenues dans les rapports périodiques qui permettent d'évaluer la performance des gestionnaires et leurs capacités à booster le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Les outils du reporting

Pour réussir votre reporting d’entrpeise, vous devez utiliser un grand nombre d’outils primordiaux. Pour la plupart, il s’agit d’outils open source avec des droits réservés qui nécessitent une mise à jour régulière. Ces outils vous permettront d’effectuer des rapports sous différents formats. Parmi les plus populaires, on retrouve Open Report, Jasper Report ou encore Birt. 

Les outils de reporting favorisent la transparence et, pour de nombreuses entreprises publiques, un rapport annuel est une obligation légale de fournir aux actionnaires, au gouvernement et à d'autres parties des données financières sur la propriété de l'entreprise. En outre, des rapports réguliers tout au long de l'exercice permettent aux entreprises d'un même secteur de mesurer et de comparer leurs performances par rapport aux autres.

Les gestionnaires utilisent également les outils du reporting pour suivre les progrès et la croissance, identifier les tendances. En plus d'aider à orienter les décisions importantes, les rapports d'activité contribuent à établir une piste d'audit des activités commerciales, notamment des rapports qui documentent les budgets annuels, les ventes, les réunions et les initiatives de planification.

Interpréter les données du reporting

Il ne suffit pas d'avoir les données des outils de reporting, l’entreprise doit également savoir comment les interpréter. Afin de garantir un reporting fonctionnel, outre la cohérence et la consolidation des données, il est également nécessaire de mettre en place une vitesse d'accès alignée sur les besoins des utilisateurs. Ce qui fait la différence, ce sont les outils utilisés pour l'analyse des données et les méthodologies de développement.

En effet, une combinaison synoptique de tableaux et de graphiques n'est pas suffisante en soi pour aider les utilisateurs à évaluer tous les aspects clés qui peuvent offrir un soutien adéquat au processus décisionnel. Aujourd'hui, nous avons besoin de nouvelles fonctionnalités qui soient non seulement plus dynamiques, mais aussi plus agiles. À l'ère de la personnalisation de masse, la demande des utilisateurs est de plus en plus de pouvoir configurer les requêtes en fonction de leurs besoins précis et spécifiques. Ce qui, pour les gestionnaires, signifie une capacité renouvelée à gérer la myriade de flux de données.

Les rapports dans l'entreprise

Les systèmes de reporting intra-entreprise sont d'une importance stratégique pour maintenir le système organisationnel en pleine efficacité et permettre la diffusion de l'information aux différents niveaux concernés.

Le système de reporting fait partie des systèmes de planification et de contrôle, car il est au cœur de ces systèmes. En fait, le contrôle ne peut avoir lieu sans un passage opportun d'informations sur les activités en cours et la planification ne peut se faire sans indicateurs et données sur les activités, les ressources employées et les résultats obtenus précédemment.

Les systèmes peuvent être plus ou moins complexes et performants en fonction des besoins et des ressources disponibles, mais le principal concept à partager est que l'on ne peut s'en passer. Même au niveau des micro-organismes, la création de rapports est fondamentale et indispensable.

Tout cela, comme on peut facilement le comprendre, s'inscrit dans une logique budgétaire dont les systèmes de reporting font partie. En d'autres termes, les systèmes de rapports tirent leur validité et leur utilité de la préexistence d'un système budgétaire qui fixe des objectifs vérifiables, qui contrôle en permanence les activités et les ressources consommées et qui rend compte rapidement à ceux qui peuvent mettre en œuvre les mesures correctives appropriées.

Comment faire un reporting d'activité?

Pour savoir comment faire un reporting d’activité, vous devez recenser un certain nombre d’éléments primordiaux.

Les informations sur le projet

Tout reporting d'activité doit inclure des indicateurs clés qui identifient le projet, tous les membres de l'équipe et l'état d'avancement le plus récent du projet. Cela permettra aux décideurs d’identifier les intervenants à chaque étape du projet.

Tâches du projet

En plus de ces détails d'identification, les reportings d'activité doivent articuler les tâches du projet qui ont été achevées, les tâches en cours et les tâches nécessaires pour achever le projet en temps voulu. Ces informations doivent indiquer sur quoi chaque membre de l'équipe travaille afin d'accélérer la communication des questions ou des préoccupations du lecteur. Votre description des tâches achevées, des activités en cours et des responsabilités à venir doit informer votre lecteur du calendrier du projet et de sa durée estimée d'achèvement.

Décrire les défis éventuels

Les reportings d'activité doivent identifier les difficultés rencontrées, en particulier les actions possibles qui peuvent atténuer ou éviter ces obstacles à l'avenir. La description de ces difficultés permettra également de justifier le calendrier du projet et de savoir s'il est maintenu ou modifié. Le fait de tenir les gestionnaires et les collègues au courant des difficultés vous permet également de demander des ressources, du temps ou de l'aide supplémentaires pour la suite du travail.

Ton, style et longueur

Bien que les reportings d'activité circulent sur le lieu de travail par des voies informelles, il est important de les rédiger sur un ton approprié et professionnel car les collègues et les responsables les liront. Utilisez un langage clair, concis et concret lorsque vous discutez de l'avancement d'un projet afin d'éviter toute ambiguïté sur son état actuel.

Enfin, veillez à ce que le reporting d'activité soit bref. Comme il s'agit de messages informels, vous souhaitez que votre lecteur en parcoure le contenu rapidement et efficacement. En utilisant des listes brèves, des graphiques, des courbes, des tableaux et en évitant les détails excessifs, vous vous assurerez que votre rapport communique efficacement.

Conclusion

Le reporting a toujours été un élément stratégique pour l'organisation d'une société. Ce type de documentation rassemble tous les indicateurs relatifs aux activités les plus pertinentes pour l'entreprise et permet de rendre compte de son fonctionnement. Aujourd'hui, grâce à l'évolution des technologies numériques, la production de rapports est devenue un corollaire de tout système d'information. Le reporting concerne tout type de service géré.

De la gestion du journal qui indique aux responsables informatiques l'état d'avancement des applications, des machines et des appareils à la production de rapports générés par les systèmes de veille économique. De la surveillance des pipelines de vente au contrôle de la production, le reporting d'entreprise est aujourd'hui un atout important pour tout type d'organisation opérant dans divers secteurs d’activité. Cela ne veut pas dire que c'est facile ou évident, mais il est important pour une entreprise d’utiliser les bons outils de reporting.

Gintaras Baltusevicius
Written by Gintaras Baltusevicius

Gintaras is a marketing enthusiast who is always eager to explore the most up-to-date issues in data marketing. He is always in search for new and unexplored angles to share with his readers.

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